Меморандум, как инструмент переговоров

Это была уже третья встреча… Переговоры шли по замкнутой кривой. Оппоненты выставляли ультиматумы. Иногда срывались в истерику.

Все понимали, что очередной раунд переговоров ничем конкретным не закончится… Как и в прошлый раз, один из лидеров оппонентов выбежал из комнаты хлопнув дверью…

Такая или похожая ситуация, время от времени, встречается на пути любого переговорщика.

Когда ко мне обращаются за помощью и описывают подобный ход переговорного процесса, я уже знаю диагноз этой «переговорной болезни»: острая меморандумия или хроническая меморандумная недостаточность.

Это переговорное заболевание свойственно не только деловым переговорам. Из-за него люди не могут договориться в политике, в семье, на форумах интернета, в университетах и залах суда.

Хроническая меморандумная недостаточность — следствие неконтролируемого роста распространённого конфликтогена: искаженного понимания информации из-за ошибочных шаблонов восприятия.

Сегодня мы живём в мире информационной глобализации. Но это внешняя сторона вопроса. На деле же, разные люди, с разными ценностями, убеждениями и культурным кодом произнося одинаковые слова, вкладывают в них противоположенный смысл.

Например, я был удивлён, когда один мой знакомый в слово «семья» вкладывал совершенно иной смысл нежели я.

Для меня семья — это основа рода, где люди любят, уважают и помогают друг другу. Для него — это архаичный, формальный союз индивидов, который скоро совсем перестанет существовать в «нормальном», «цивилизованном» обществе.

Сегодня в некоторых учебных заведениях Белоруссии (на историческом факультете одного ВУЗа) вкладывают в слово «партизан» смысл синонимичный слову «пособник оккупационной армии», «захватчик» или, в моём понимании — «предатель». Т. е. история преподаётся под таким углом, что мол, Хатынь (и не только) сожгли «партизаны».

Для представителей моего поколения «партизаны» — это неформальное народное ополчение, которое эффективно противостояло гитлеровским войскам на территории СССР.

Слово одно, а смысл противоположный…

Естественно, что если вы с кем-то говорите о разных вещах, называя эти вещи одинаковыми словами, то конфликт — это просто вопрос времени.

В бизнесе, люди также по-разному понимают такие слова, как долг, компенсация, премия, перспектива, угроза, безопасность, прибыль, партнёр. Перечень далеко не полон и вы сами можете его продолжить.

Разногласия в переговорах — это лишь верхушка айсберга. Корни многих деловых конфликтов кроются в одинаково звучащих, но разных по сути словах.

Но в природе все яды уравновешены противоядиями. Для лечения (и профилактики) хронической меморандумии квалифицированные переговорщики применяют такой инструмент, как «Меморандум».

Давайте посмотрим на словарное определение понятия меморандум!

• Дипломатический документ, излагающий фактическую или юридическую сторону какого-либо вопроса.
• Письмо с напоминанием о чем-либо (в торговле).
• Докладная записка, служебная справка.
• Перечисление в страховых полисах (особенно морских) опасностей, страхование от которых не производится.
• Устанавливаемое компанией-дистрибьютором кинофильма ограничение по скидкам и акциям для кинопрокатчиков.
• Франшизы, используемые страховщиком и сведённые для удобства в общую таблицу.
• Инвестиционный меморандум — документ, который содержит структурированную информацию, которая предоставляется потенциальным инвесторам.
• Memorandum — книга, описывающая историю прошлого; описание мира, за гранью человеческого мира.
• Вообще — отметка всего достойного запечатления в памяти.

Относительно темы переговоров, я определяю этот термин, как стратегическую памятку профессионально подготовленного переговорного процесса, где помимо ключевых вопросов переговоров, согласовано одинаковое понимание ключевых понятий и терминов предстоящей встречи.

Для своей переговорной практики я разработал стандартную структуру меморандума. Её можно адаптировать для любых переговоров и встреч. Вот эта структура:

1. Вводная часть

• Заголовок, отражающий суть документа (например, «Меморандум переговорного процесса по вопросу…» или «Меморандум по итогам переговоров от 24.01.2015»)
• Место и дата создания документа
• Участники переговоров (ФИО и должности\полномочия основных участников переговоров)

2. Основная часть

• Цель меморандума (например, «… согласование ключевых пунктов для организации результативного переговорного процесса 24.01.2015 между сторонами участниками переговоров о…» или «… фиксация ключевых пунктов соглашений достигнутых сторонами участниками переговоров в ходе встречи 24.01.2015»)
• Взаимные обязательства сторон (или прописать уже достигнутые соглашения, или вопросы для новой повестки дня)

3. Заключительная часть

• Риски процесса переговоров т. е., что будет, если одна из сторон сорвёт переговорный процесс

Например, «п. 3.1. Инициатором создания данного Меморандума и переговорного процесса 24.01.2015, является руководство… компании.

В случае отказа (или неявки на переговоры без уважительных причин force mageure) от переговорного процесса для реализации целей меморандума, п. 1.1. данного документа, стороной переговоров „Б“, сторона переговоров „А“ начинает действовать в одностороннем порядке, т. е. действовать самостоятельно в рамках международных этических норм и правил ведения бизнеса».

• Срок действия меморандума
• Прочие условия
• Реквизиты сторон

4. Приложение к меморандуму: согласование ключевых терминов меморандума

Здесь хотел бы напомнить о разнице между «меморандумом» и «повесткой дня» переговоров.

Цель повестки дня — согласовать тему встречи и перечень основных вопросов для обсуждения.

Меморандум — это фундаментальный документ, на основе которого может быть, впоследствии, выработано итоговое соглашение сторон-участников переговоров.

Повестка дня, как правило, является частью меморандума переговоров.

Есть ещё одно расхожее заблуждение, мол «меморандум» — это документ для политиков или большого международного бизнеса.

Совсем нет — осенью прошлого года я участвовал в сложном переговорном процессе между представителями среднего бизнеса. Переговоры невозможно было бы вывести из тупика без грамотно составленного меморандума.

Напоследок стоит упомянуть, что при помощи меморандума можно зафиксировать достигнутые в ходе переговоров договорённости. По сути, такой документ не будет отличаться от структуры приведённой выше.

Подводя итог, можно сделать вывод, что успех в переговорах зависит не только от выработки переговорных навыков ведения диалога, но и от навыка использования различных инструментов из арсенала профессиональных переговорщиков.

Кстати, если необходимо, то я могу предоставить вам шаблон меморандума, как образец для создания подобного документа. Пишите запрос на почту: info@alexanderkondratovich.com

И в конце статьи, традиционная притча о важности вкладывать один смысл в одинаковые слова и действия…

Две грузовых машины стояли плотно кузовами друг к другу. Водитель одной из машин пытался перетащить старинный комод с одного грузовика на другой.

Некто проходил мимо и захотел помочь незадачливому «грузчику».

И вот уже два человека, обливаются потом, пыхтят, стараются изо всех сил сдвинуть комод. Незаметно прошло полчаса. Однако, упрямый предмет мебели не сдвинулся ни на метр.

— Это просто невозможно! — в отчаянии, простонал прохожий. — Нам вдвоём ни за что не удастся снять этот проклятый комод с машины!
— Как снять?! Мне не нужно снимать этот комод с кузова! Наоборот, я должен затащить его к самой кабине!

Полное или частичное копирование материала разрешено с активированной ссылкой на ресурс Дао переговоров https://alexanderkondratovich.com/texnika-peregovorov/memorandum-kak-instrument-peregovorov.html

Задать вопрос: info@alexanderkondratovich.com